Ay sonuna gelindiğinde asıl güçlük bazen işlem sayısı değil, aynı işleme ait bilgilerin farklı yerlerde bulunmasıdır. Fatura e-postada, ödeme bilgisi banka hareketlerinde, açıklama ise bir mesajlaşma grubunda kalabilir. Düzenli bir belge akışı, bu parçaları daha kolay bir araya getirir.
Önce ortak bir teslim düzeni kurun
İşletmede belgeleri kimin toplayacağını, mali müşavire hangi kanaldan ileteceğini ve eksikleri kimin tamamlayacağını belirleyin. Birden fazla kişinin aynı belgeyi ayrı ayrı göndermesi de hiçbir kişinin sorumluluk almaması kadar zaman kaybettirebilir. Ekibin gerçekten uygulayabileceği tek bir yöntem seçin.
- Döneme göre ayırın. Belgeleri yıl ve ay bilgisiyle sınıflandırın; ilgili dönemi dosya adında veya klasörde görünür tutun.
- İşlemi açıklayın. İlk bakışta anlaşılmayan bir ödeme ya da tahsilat için kısa bir not ekleyin. Belgenin kendisini değiştirmeyin.
- Tekrarlı gönderimleri işaretleyin. Daha önce paylaşılan bir belgenin yeniden gönderilmesi gerekiyorsa nedenini belirtin.
Haftalık kısa kontrol, ay sonunda daha az belirsizlik
Ay kapanışını tek güne sıkıştırmak yerine, hafta içinde kısa bir kontrol zamanı ayırabilirsiniz. Buradaki amaç muhasebe kaydını kendi başınıza yapmak değil; kayıt için gereken bilgileri zamanında ve anlaşılır biçimde hazırlamaktır.
- Yeni belgeleri belirlenen klasöre ekleyin ve okunabilir olduklarını kontrol edin.
- Ödeme ve tahsilat hareketlerini ilgili belgelerle birlikte değerlendirilmek üzere hazırlayın.
- Eksik belge veya açıklamaları, sorumlusu ve takip notuyla ayrı bir listede tutun.
- Tamamlananları işaretleyip açık kalan konuları mali müşavirinizle paylaşın.
İyi bir belge düzeni, belgenin nerede olduğunu ve hangi sorunun hâlâ açık kaldığını gösterebilmelidir.
Dijital dosya düzeni, saklama yükümlülüğünün tamamı değildir
Bir klasör sistemi işinizi kolaylaştırır; ancak elektronik belgelerin teknik biçimi, saklanması ve ibrazına ilişkin kurallar ayrıca değerlendirilmelidir. Sadece ekran görüntüsü veya çıktı tutmanın yeterli olduğunu varsaymayın. Kullandığınız uygulamanın dışa aktarma ve erişim olanaklarını mali müşavirinizle birlikte gözden geçirin.
Elektronik belge uygulamalarının güncel açıklama ve kılavuzları için GİB e-Belge sitesini kullanabilirsiniz. Bu yazı, belirli bir belge türünün yasal saklama süresini veya bir beyan takvimini belirlemez.
İşletmenizin belge akışını birlikte netleştirmek için muhasebe ve beyanname hizmetimizi inceleyebilir veya ofisimizle görüşebilirsiniz.
